Электронный журнал эксплуатации систем противопожарной защиты

В предыдущей статье мы подробно разобрали, что такое журнал эксплуатации систем противопожарной защиты (СПЗ), какие требования к нему предъявляет законодательство, кто и как должен его заполнять. В этом материале рассмотрим переход на электронный журнал эксплуатации систем противопожарной защиты.

Содержание

Возможность ведения электронного журнала эксплуатации систем противопожарной защиты существует давно и регламентирована различными нормативными актами. 

До декабря 2024 года практика не была широко распространенной, из-за того, что записи в таком журнале должны были заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это означало, что на каждого человека, ответственного за подписание документов, необходимо было завести свою квалифицированную электронную подпись, что довольно затратно. На сегодняшний день стоимость одной подписи может доходить до 5000 рублей в год. 

Недостатки бумажного журнала эксплуатации систем противопожарной защиты

Интерес к электронному журналу эксплуатации СПЗ начал расти не только по юридическим причинам, но и по организационным. Сегодня бумажный журнал эксплуатации СПЗ на многих объектах является формальным документом, существующим не для фиксации и контроля выполнения задач по эксплуатации, а для отчетности перед надзорными органами. За пределами документа остается множество информации — как именно выполнялось обслуживание, какие неисправности повторялись, сколько потрачено времени, повторные выезды, конкретные действия инженера и т.д. 

Есть и другие недостатки у бумажной формы — она плохо переживает смену людей и подрядчиков. Новый специалист нередко получает набор разрозненных нечитаемых записей, в которых еще следует разобраться. Сами записи при этом, не информативны, но вести их нужно на постоянной основе, что является большой бюрократической нагрузкой. Также их необходимо хранить на протяжении всего срока эксплуатации противопожарного оборудования. Нередки случаи, когда журнал эксплуатации СПЗ теряли из-за ремонта, переезда или человеческого фактора.

Как перевести журнал эксплуатации СПЗ в электронный вид

При переводе журнала эксплуатации СПЗ в электронный вид важно не свести всю цифровизацию к простому переносу бумаги на экран. Электронный журнал не даст ощутимых преимуществ, если будет являться электронной таблицей, папкой с документами или набором вручную заполняемых форм. Такой подход убирает разве что риск физической утраты документа, но не избавляет от главных недостатков бумажной формы — данные по-прежнему вносятся отдельно от процессов эксплуатации СПЗ и не связаны между собой. 

Если выстроить процесс правильно и воспользоваться новыми технологиями, то журнал эксплуатации СПЗ будет вестись не для галочки, а автоматически формироваться по результатам выполненных работ. Для этого необходимо выбрать подходящую цифровую среду, например, платформу управления заявками, выездным сервисом и ТОиР. К слову, благодаря усиленному развитию индустрии IT стоимость таких систем на сегодняшний день составляет примерно 2500 руб в месяц на человека. Такая цена подъемна даже для очень маленьких компаний, и стала гораздо доступнее, чем 10 лет назад. 

Внедрение ПО для ведения электронного журнала эксплуатации систем противопожарной защиты

Сама оцифровка журнала эксплуатации СПЗ представляет из себя простой процесс для которого не требуется участие программистов или специалистов по внедрению. Платформы управления сервисом уже содержат весь необходимый для этого функционал и настраиваются по инструкции. 

Этап 1. Вносим исходные данные

Сначала в нее заносится сам объект, указывается адрес и ответственные лица. Далее, добавляется конфигурация оборудования, прописывается его тип, расположение на объекте и основные характеристики. При необходимости к оборудованию можно добавить рабочую документацию, схемы и комментарии. 

Когда структура объекта и состав оборудования уже отражены в системе, по всем эксплуатируемым системам и ее отдельным элементам настраиваются регламентные работы в соответствии с действующими требованиями и графиком обслуживания: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно или с иной периодичностью. На основании этого графика платформа автоматически начнет создавать задачи на техническое обслуживание в нужные сроки и назначать их ответственным инженерам. За счет этого исключается риск, что какая-либо работа будет пропущена из-за человеческого фактора.

Современные технологии позволяют добиться такой же автоматизации и в отношении инцидентных работ – неисправностях и ложных срабатываниях. Если настроить интеграцию электронного журнала эксплуатации СПЗ с системами мониторинга, то данные о неисправностях будут фиксироваться напрямую с устройства, сразу же назначаться на инженера, позволяя тем самым существенно сократить сроки реагирования, а значит и сроки устранения неисправностей, которые, кстати, тоже регламентируются ГОСТ. 

Этап 2. Регламентируем работы по ТОиР СПЗ на объекте

Следующий этап — загрузка технологических карт. Это по-сути чек-листы с перечнем конкретных действий для обслуживания или ремонта конкретного оборудования. Такие чек-листы автоматически прикрепляются к соответствующей задаче по ТОиР. Когда инженер открывает задачу в мобильном приложении, он сразу видит, какие именно действия нужно выполнить на объекте, и может поэтапно отмечать каждый завершенный шаг. 

Завершаем внедрение ПО

После завершения работы заявка или задача, связанная с системой противопожарной защиты, автоматически превращается в запись электронного журнала эксплуатации СПЗ. В такую запись попадает вся необходимая информация: объект, система или конкретное оборудование, вид выполненных работ, дата и время выполнения, ответственный специалист, перечень предпринятых действий, комментарии, фотофиксация, приложенные документы, иные подтверждающие материалы и подписи сторон. То есть журнал больше не заполняется отдельно вручную — он формируется как естественный результат реальной работы по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту СПЗ.

Такой электронный журнал эксплуатации СПЗ не только автоматически формирует записи об обслуживании, которые можно предъявлять при проверках надзорных органов, но и является полноценным инструментом управления эксплуатацией СПЗ. Руководитель в любой момент может оценить общее состояние эксплуатируемых систем: увидеть какое оборудование чаще ломается, оценить насколько эффективно работает обслуживающая организация, создать в пару кликов отчет в нужном срезе.

Пример журнала по СПС. Посмотреть подробнее можно по ссылке (Логин: iii Пароль: iii123321)

Перевод электронного журнала эксплуатации СПЗ в правовое поле

Если все, что требуется вести на бумаге уже ведется внутри платформы управления заявками выездным сервисом и ТОиР, то можно оформить переход организации на электронный журнал эксплуатации СПЗ. Для этого требуется издать приказ о введении электронного журнала эксплуатации СПЗ, определить его форму и порядок ведения, утвердить перечень лиц, которые вправе вносить записи и подписывать их, закрепить правила использования простой электронной подписи во внутренних документах, а с обслуживающей организацией — в договоре или дополнительном соглашении. Также важно обучить сотрудников, описать, какие действия в системе считаются простой электронной подписью, обеспечить хранение истории действий и невозможность незаметного изменения данных задним числом. 

В результате мы получим не просто замену бумаги на цифровой формат, а переход к более прозрачному и управляемому процессу эксплуатации. Он позволяет выполнять требования нормативных документов, видеть полную историю обслуживания, контролировать качество работ и снизить бюрократическую нагрузку. После изменений, вступивших в силу с 1 декабря 2024 года, такой переход стал для организаций значительно проще и доступнее. Поэтому сегодня электронный журнал эксплуатации СПЗ — это практичный рабочий инструмент для реального управления противопожарной безопасностью объекта.